Tapahtumajärjestäjän opas auttaa järjestäjää huomioimaan lainsäädännön vaatimuksia

Tiede- ja tutkimusyhteisöt järjestävät vuosittain suuren määrän tapahtumia. Niitä järjestetään paikan päällä, verkkotapahtumina ja hybriditapahtumina, joissa on yleisöä sekä paikan päällä että verkossa. Käytännön tapahtumajärjestelyiden lisäksi järjestäjää sitovat useat lainsäädännöstä tulevat vaatimukset, jotka tulee tuntea ja joista pitää huolehtia. 

Oppaassa käydään läpi tapahtumatuotannon käytäntöjä etenkin siitä näkökulmasta, miten osana tapahtumajärjestelyjä huolehditaan myös lainsäädännön asettamista velvoitteista. Näitä velvoitteita ovat etenkin tapahtumien turvallisuuteen, osallistujien tietosuojaan, tapahtumatallenteiden ja tapahtumissa otettavien valokuvien tekijänoikeuksiin sekä tallenteiden saavutettavuuteen liittyvät kysymykset. 

Lisäksi osa tapahtumajärjestelyihin liittyvistä toimintatavoista on vastuullisuuden näkökulmasta sellaisia, joita kannattaa noudattaa, vaikka laki ei siihen velvoittaisi. Näiden ohella opas auttaa kiinnittämään huomiota äänitallenteiden hallinnointiin ja niitä koskevien juridisten velvoitteiden noudattamiseen liittyviin kysymyksiin. 

Tapahtumajärjestäjän opas laadittiin tukemaan Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) ja sen yhteydessä toimivien Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan (TJNK) ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) tapahtumatuotantoa. Lisäksi oppaan laatinut työryhmä avasi ohjeistuksen kaikkien tieteen parissa työskentelevien ja tapahtumia järjestävien työn tueksi.  

Toivomme, että oppaasta ja tapahtumien järjestämiseen liittyvien kokemusten avoimesta jakamisesta on apua ja iloa myös muille! Voit lähettää oppaan laatijoille palautetta ohjeistuksesta osoitteeseen kaisa.kivipuro(at)tsv.fi. 

Tapahtumajärjestäjän opas on avoimesti saatavilla Edition.fi-palvelussa. 

• Voit lukea TSV:ssä tehdystä tapahtumien kehittämistyöstä ja oppaan taustoista lisää TSV:n verkkouutisesta.  
• Tutustu myös tuleviin tapahtumiimme tapahtumakalenterissa.